Un problema finalmente risolto grazie a WaveStorage
LA GESTIONE DELL'ARCHIVIO NELLE AZIENDE GRAFICHE

Era un po' di tempo che ne sentivo parlare. L'argomento era certamente interessante anche perchà© ho spesso avuto modo di conoscere "sulla mia pelle", le problematiche relative ad una non corretta gestione dell'archivio nelle aziende che stampano. Conseguentemente decido di andare a trovare il Signor Riccardo Maffei, Presidente ed Amministratore Delegato della Wave Technologies, l'azienda autrice del Sistema WaveStorage, un programma realizzato per permettere alle aziende grafiche, e non solo, una gestione veloce ed intelligente dell'archivio dei propri lavori.

Signor Maffei, cercando di allontanarci il più possibile da un probabilmente inevitabile, linguaggio tecnico, mi da una mano a presentare il suo sistema agli stampatori?
"Niente di particolarmente complesso, mi dice sorridendo Riccardo Maffei, forse occorreva solo pensarci e noi ci abbiamo pensato, forti anche delle conoscenze acquisite nei molti anni trascorsi a fianco degli stampatori con un altro settore della nostra azienda. Sapevamo che uno dei maggiori problemi delle aziende grafiche, qualunque tecnologia di stampa utilizzassero, era la gestione dell'archivio dei lavori, gestione che, ancora oggi, nonostante il ricorso a tecnologie digitali e all'impiego di CDROM o DVD, è rimasto un problema importante, almeno per quanto riguarda la velocità  operativa e all'ingombro creato dagli stessi CD. Il programma è un applicativo studiato e realizzato pensando alla soluzione di quel tipo di problema.
WaveStorage non è un semplice processo di back-up, ma è molto di più. Un qualcosa cioè che permette di organizzare i file collegandoli ad un cliente ed ad un prodotto finale oltre che ad una data ed a tutti quegli elementi come i testi e le immagini, per esempio, che ne permette poi il facile e veloce ricupero. Allo stesso modo può avvenire l'eventuale aggiornamento grazie alla possibilità  di ricuperare in modo distinto i vari file sui quali si potrà  poi intervenire con aggiunte, modifiche, cancellazioni o nuove impagimazioni come in una normale operazione di grafica computerizzata.

Per una maggiore comprensione della sua proposta, mi dice cosa succede oggi nella gestione dell'archivio degli stampatori?
"Oggi, come sa, riprende Riccardo Maffei, la gestione dell'archivio in questo tipo di aziende avviene attraverso un back-up del lavoro su cassette, CDROM o DVD. Come può intuire, oltre all'ingombro che comporta il dover archiviare centinaia di CD o altro, l'archiviazione avviene del file completo del lavoro senza un legame fra gli elementi che lo compongono. Questa situazione, come può apparire evidente a chiunque, porta a grande dispendio di tempo per la ricerca oltre al rischio di ulteriori ritardi procurati, per esempio, da una distrazione o da una momentanea assenza della persona incaricata a quel tipo di archivio.
Quello che noi abbiamo creato è invece un data-base che permette a chiunque di gestire quel tipo di lavoro con la possibilità  che le ho già  accennato di ricuperare in pochi secondi tutti i file che compongono quel determinato lavoro riportarli sulla work-station e, all'occorrenza, modificarli evitando le notissime perdite di tempo nella ricerca dell'immagine o del logo, per esempio.

Ma le consolle che sono affiancate alle macchine da stampa che in qualche modo hanno anche il compito di memorizzare il lavoro, non offrono la stessa possibilità ?
"Vorrei fosse chiara una cosa, noi, con il nostro prodotto, ci collochiamo un po' prima della fase che lei mi ha descritto o, se preferisce un po' dopo, ma sempre comunque in un momento pre-press o post-press. La consolle ha invece il compito di memorizzare valori di stampa (tonalità  e forza degli inchiostri, bagnatura, carta, ecc.) di un certo lavoro e di richiamarli, all'occorrenza, con un ripristino automatico in macchina delle condizioni ottimali. Il nostro sistema, ripeto, ha il compito di archiviare ed eventualmente modificare con facilità  nei contenuti un certo lavoro e, quindi, generare un nuovo file dal quale poi ricavare, secondo le tecnologie a disposizione, le pellicole, le lastre, ecc. E' anche vero che, avendone la necessità , il processo di archiviazione attraverso WaveStorage, può riportare anche dati relativi alla inchiostrazione, bagnatura, carta, numero pezzi, ecc.

Va bene, chiarito questo quesito importante, cosa avviene in pratica grazie al vostro Sistema?
"Glielo spiego in poche parole, prendiamo ad esempio un catalogo con un centinaio di immagini, immagini che lo stampatore ha, generalmente, sparse su un certo numero di CD senza un legame logico e riconoscibile fra loro, la rintracciabilità  delle quali è lasciata unicamente alla capacità  organizzativa di una o, al massimo, due persone. Lei pensi all'incaricato al ricupero del lavoro o alla nuova impaginazione che, per ragioni particolari, possa non trovare quella determinata immagine, quel certo logo o quel testo particolare perchà© non archiviato in maniera corretta: il caos. Tenga poi presente, mi dice il mio interlocutore, che lo stesso catalogo la cui archiviazione avrebbe richiesto, cosଠin via ipotetica, almeno 10 CD ROM può essere archiviato su un solo disco ottico. Il grosso vantaggio offerto dal nostro sistema, oltre che nel programma è nella grande capacità  di questi supporti. Un altro fatto importante che vorrei sottolineare, continua Maffei e l'affidabilità  dei supporti che proponiamo. Un unità  ottica è, infatti, garantita per trent'anni ed il piano di lettura è protetto contro i graffi o quanto altro potrebbe danneggiarlo inoltre con il nostro sistema i dischi non "girano" sulle scrivanie degli operatori, con rischio di danneggiarsi, ma si muovono soltanto dall'armadio al JukeBox.
Con il nostro sistema, nel caso del richiamo per una ristampa di un catalogo, possiamo, attraverso parole chiave specifiche, arrivare in modo automatico prima di tutto al cliente, poi ad uno specifico lavoro e quindi ai file di immagine o di testo di una certa pagina per le eventuali correzioni o sostituzioni. Il tutto poi tornerà , come sempre al server collegato alle work-station che lo trasmetterà  con le consuete tecnologie al fotoplotter per la realizzazione delle pellicole o delle lastre.

Attraverso quali movimenti?
"Partiamo dalle work-station (dai computer) di un'azienda grafica collegate al loro server. La parte che riguarda il WaveStorage è composta da un server che riceve tutti i file dal primo gruppo di computer che poi trasferisce su dischi ottici contenuti dal Juke-box.
In pratica (come si vede dallo schema) per archiviare un lavoro, sarà  sufficiente collegarci col server della WaveStorage che a sua volta è interfacciato con il sistema di archiviazione ottica ed entrarci attraverso una password che autorizza l'archiviazione e all'inserimento nella memoria aziendale del nuovo lavoro con le sue caratteristiche finali oltre al gruppo di file che lo compongono, ai riferimenti alle immagini ed al testo contenuto, e a tutto quanto potrà  cioè, successivamente, permettermi di rintracciare, il lavoro per ristamparlo tale e quale o modificarlo, come abbiamo già  visto, con l'utilizzo o l'aggiunta di immagini o testi tratti, eventualmente, anche da altri lavori che fanno parte dell'archivio.
Il passo da sottolineare è che, con questo nostro sistema, chiunque potrà  facilmente risalire al lavoro attraverso una propria password, il nome del cliente e una successiva parola chiave come la descrizione del lavoro realizzato (volantino, brochure, pagina, ecc.), le date, ecc. senza dover dipendere da un operatore e sottostare ai problemi procurati dalla sua assenza dalla ditta.

Una proposta che, se non ho capito male, può essere di grande utilità  anche per le agenzie di pubblicità  e per chiunque volesse risolvere, con grande duttilità , il problema del proprio archivio
"Certo, non c'è dubbio, il sistema può essere inserito ed utilizzato da ogni tipo di azienda senza particolari adattamenti sia per utilizzi su PC sia Macintosh."

Per l'utilizzo del vostro sistema, occorre assumere persone particolarmente preparate?
"No assolutamente, qualsiasi operatore che già  lavori all'interno di un reparto di computer grafica, può senza problemi utilizzare il sistema."

Cosa le ha suggerito lo studio e la realizzazione di un sistema di questo tipo?
"Francamente il tutto è nato da un'esigenza nostra interna. Ad un certo punto, per l'archiviazione dei file relativi ai lavori dell'altro nostro settore in Wave Technologies, ci siamo trovati con un armadio pieno di oltre duemila e trecento CD ROM e non solo: il problema maggiore è stato lo scoprire che le persone dell'azienda perdevano ore ed ore alla ricerca di file. Come sempre, saltava fuori di tutto tranne che quel file, con evidenti problemi di tempo e costi."

Quattro parole sulla Wave Technologies, l'azienda madre
"La Wave Technologies è una srl nata nel dicembre 1999 si occupa dello sviluppo di soluzioni tecnologiche per il mercato dell'azienda, delle arti grafiche e della comunicazione. Conta ad oggi circa 60 collaboratori e si presenta al mercato con due sedi, quella di Bedizzole (BS)Via Benaco 34/B e quella di Torino in Via Curiel 3 a Moncalieri"

Nino Fichera
(effenino@tiscali.it)

(per maggiori dettagli: Wave Technologies Srl tel. 030 687561 / email:info@wavetecno.it)